La comunicación es un elemento indispensable en todas las empresas

El ser humano es un ser social, y, una de las principales características que tenemos es que necesitamos comunicarnos con los demás. En ese sentido, cabe señalar que las empresas están formadas por personas que ofrecen productos o servicios, a veces las dos cosas, a otras personas, y por ese motivo es imprescindible para ellas comunicarse con los demás.

Si lo pensamos un poco, usar de manera adecuada la comunicación en la empresa (de manera interna, hacia los trabajadores, como externa, hacia el usuario) tiene una gran cantidad de beneficios y ventajas, como pueden ser, por ejemplo, un incremento más que considerable en la competitividad de la empresa al poder recibir feedback de sus propios trabajadores y usuarios, con lo que la empresa será capaz de usar esa información para mejorar muchos aspectos. Y por supuesto, para lograr los objetivos marcados. Esto se consigue en parte gracias a enviar notas de prensa entre otras muchas acciones de comunicación y marketing.

Es fundamental tener en consideración que con la comunicación, una marca o una empresa logra enviar su mensaje al exterior de la misma y con ella proyecta la imagen que quiere transmitir o la refuerza en el caso de que ya lo esté haciendo, mientras que da a conocer a sus posibles clientes qué hace y de qué manera lo hace. El fin último es la interacción de los usuarios con la marca como vehículo de consecución de leads.

No podemos negar, es algo indiscutible, que la comunicación es un recurso estratégico y fundamental para que una empresa encuentre su lugar dentro de su nicho de mercado siendo imprescindible la creación y el diseño de una estrategia adecuada que se alinee con los objetivos y las metas de dicha marca.

Entre las muchas acciones que puede contemplar una estrategia de comunicación bien pensada y diseñada, habrá que buscar aquellas en las que se persiga conseguir una visibilidad y una notoriedad importantes para la empresa. Una de las mejores herramientas que se puede utilizar para conseguir esto mismo es la nota de prensa.

¿Qué es una nota de prensa?

A todos nos ha llegado por correo electrónico alguna vez un email en el que nos informaban del lanzamiento de un producto, de un servicio o incluso, de la pasada o futura celebración de un evento. Eso es, ni más ni menos, una nota de prensa. Es un documento que se envía a determinados medios de comunicación como prensa o radio en la que se informa a los mismos de una noticia concreta.

Es necesario tener en cuenta que este documento que se elabora para los medios no persigue que sea viralizado ni compartido por los usuarios, sino publicado por los medios de comunicación a los que va dirigido.

Está claro que las cosas han cambiado mucho de forma muy rápido en lo que se refiere a la comunicación, pero hay algunas que no pasan de moda, como el empleo de la nota de prensa a modo de herramienta para conseguir visibilidad y notoriedad. Esto no significa ni mucho menos que el simple hecho de enviar notas de prensa implique que esa noticia va a ser publicada, sobre todo si tenemos en cuenta que los medios, muy posiblemente, van a recibir al mismo tiempo que la nuestra una gran cantidad de notas de prensa de otras empresas. Y claro, la única forma de que sea la nuestra la elegida es que llame la atención de la persona o medio que la recibe.

La nota de prensa es como los viejos rockeros, nunca muere

Aunque este es un recurso que se ha usado desde siempre, hoy en día sigue siendo una herramienta fundamental que tienen las empresas y las marcas para relacionarse con otras empresas y con los medios de comunicación. Son empresas de todo tipo, condición y tamaño las que todavía en nuestros días las siguen utilizando por la gran efectividad que tienen todavía como forma de contactar empresas.

Eso sí, como ocurre con todas las herramientas y con todas las acciones que podemos realizar, no es nada conveniente que se haga un uso excesivo de la nota de prensa, principalmente, por dos motivos: 1. va a perder efectividad al enviar de forma continuada este tipo de documentos y 2. porque podemos ser percibidos como spammers, ya sabes, marcas que solamente hacen autopromoción. Con el abuso de las notas de prensa, solamente conseguiremos más perjuicios que beneficios, y no es eso lo que se busca, ¿verdad?

Lo que es más aconsejable es utilizar este recurso en el momento que tengamos algo verdaderamente relevante que comunicar al mundo.

Ahora bien, ninguna herramienta que se pueda usar es mágica, sino que requiere conocimiento en su manejo. Por eso, si a la efectividad del marketing de atracción le sumamos la que tiene la nota de prensa tradicional el resultado puede ser un cóctel verdaderamente explosivo que puede aumentar las ventas y, por ende, los beneficios de la empresa de una manera increíble.

Además, otra de las ventajas que ofrece es que con ella es posible alcanzar múltiples públicos muy diferentes al estar escrita en un lenguaje y un tono muy estandarizado.

La cuestión es, ¿cómo se puede saber en qué momento publicar una nota de prensa?

Una nota de prensa, como decíamos antes, tiene que usarse dentro de una estrategia de comunicación que tenga un fin claro, que no debe ser otro que el de informar a sus usuarios y otros medios. No obstante, esta pieza de contenido no se debe redactar por cualquier motivo, solamente en aquellos casos en los que sea relevante y pertinente. Por esa razón es muy importante que antes de enviarla, nos hagamos la siguiente pregunta: ¿es interesante hacer una nota de prensa sobre esto?

Para ejemplificarlo, aquí dejamos algunos casos en los que su redacción puede ser viable:

Imagina por un momento que tu marca ha realizado un informe o un estudio con datos realmente interesantes para un sector concreto. Se trata de un documento que va a poder ayudar a muchos profesionales, con lo que sí, en este caso es adecuado redactar una nota de prensa.

Y también lo es si la marca en la que trabajas ha creado y lanzado al mercado un producto o servicio de un gran valor y que mejore lo que ya había. Incluso si lo que hace la empresa es eliminar del mercado un producto o servicio. En ambos casos la nota de prensa puede ayudar a la marca a explicar el motivo de su acción, incluso en un lanzamiento, qué tiene de especial ese lanzamiento.

Otro caso relevante para una nota de prensa es si la empresa ha pasado o va a pasar por un cambio más que significativo, puesto que en ella es posible contar exactamente qué es lo que ha ocurrido.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de redactar una nota de prensa que vaya alineada con tu estrategia de comunicación?

Como hemos dicho anteriormente, una nota de prensa no es un artículo de un blog, sino un tipo de contenido que debe ser más “conservador” en lo que se refiere a su formato y a su forma de ser redactado. De hecho, hay especialistas que afirman que la mejor manera de crear una de estas notas es hacerlo de forma que se parezca lo más que se pueda a una noticia periodística al uso. Sí, también en cuanto al formato.

Al igual que las noticias, la información más importante tiene que colocarse al principio de manera que sea esta la primera que vea quien la recibe.

Un aspecto que es importante es el tipo de fuente que se usa en su redacción. Las personas que reciben la nota, van a recibir muchísimas al cabo del día, por lo tanto, es crítico que la puedan leer lo más fácilmente posible. De lo contrario, tu nota de prensa acabará en la papelera de reciclaje. Seguro. ¡Ah, y no debemos olvidar incluir la identidad corporativa de la marca remitente!

¿Cuándo queremos que se publique la información? Eso es otro aspecto a considerar. Si se hace una nota de prensa en la que haya embargo de la información, la nota no se podrá publicar hasta la misma fecha que se indique, mientras que si no lo hay, el receptor podrá publicarla en el momento que más le convenga o acuerde con la empresa remitente.

Y esto, aunque parezca obvio, no lo es. No debemos olvidar destacar las palabras Nota de Prensa en el encabezado del documento.

Cuidar cada uno de los distintos elementos del documento es algo crucial para la nota. Por ejemplo, su titular debe describir claramente lo más importante de la forma más objetiva posible, igual que en una noticia. No es necesario entretenerse en buscar formas imaginativas, simplemente, buscar un título corto, claro y conciso que incite a leer.

El texto que se utilice para redactarla debe seguir el más puro estilo periodístico, con un lenguaje conciso sin adornar. Lo más claro posible, sin expresiones que busquen rellenar espacios en la página. Tiene que limitarse a informar, por supuesto, sin contener faltas de ortografía.

Y al terminar la nota de prensa, siempre debe incluirse el nombre, teléfono y la dirección de la persona de contacto.

¿Cómo tiene que ser el formato de la nota de prensa?

Para que consiga su propósito, que, recordamos, no es otro que el de conseguir más visibilidad para la marca, la nota de prensa tiene que tener determinados elementos sin los que no se debe publicar en ningún momento.

Como decíamos, la nota de prensa debe incluir un título atractivo, pero claro y conciso al mismo tiempo. Acto seguido, se incluirá una frase muy breve en la que se dote de contexto a la nota de prensa.

Además del título, debe incluir la fecha y el lugar desde donde se envía, ya que este implicará que es en ese lugar y fecha donde ocurre lo que se noticia en ella. Es importante que sea cien por cien comprensible, que no haga falta leer más para saber qué se va a detallar a continuación.

Podemos valernos de un par de subtítulos para ampliar un poco más los datos que se proporcionan y proponer otros temas secundarios que también puedan ser importantes para el receptor.

La información más importante debe ir al principio, por lo que el primer párrafo de la nota de prensa o entradilla debe recoger todos los datos que respondan a las preguntas periodísticas tradicionales: cómo, cuándo, dónde, quién, por qué y qué.

No se puede olvidar que la nota de prensa está escrita por personas para que la lean personas, y por eso es importante utilizar algunas notas que le den un punto un poco más cercano, no solamente datos y números. De esta forma, sería completamente robótica y fría.

No deberíamos pensar, como es muy habitual, que en la nota debe ir absolutamente toda la información, con cada punto y cada coma. En vez de eso, es buena idea incluir lo más importante y dar la posibilidad de que si el receptor está interesado en conocer más información, que pueda hablar directamente con la persona que remite la nota de prensa. Algunas veces, hay que dejar algo de misterio… Es recomendable que la extensión máxima sea de dos folios.

Y un último consejo, para dar una contextualización extra, es aconsejable ilustrarla con una imagen de buena calidad.

Si tuviéramos que escribir una conclusión acerca de la importancia en las notas de prensa, señalaríamos que es enorme. La posibilidad que tiene esta herramienta para llegar a una grandísima masa de usuarios gracias a su publicación en diferentes medios y a los que no tendríamos acceso sin ellas, hace que sean a día de hoy una de las herramientas con un mayor índice de efectividad.

También hay que señalar que éstas deben ir en pro de una estrategia de comunicación bien diseñada, que tenga muy claros cuáles son los objetivos que se persiguen y la forma de hacerlos.